Wydatki pracownika w podróży służbowej pokrywane są zgodnie z ustaloną procedurą i limitami.

Za podróż służbową uważa się wykonywanie zlecenia służbowego na rzecz pracodawcy poza miejscem jego siedziby lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

W przypadku podróży krajowych pracownik ma prawo do:

• diety dziennej (równowartość zwiększonych kosztów wyżywienia),
• zwrotu kosztów: przejazdów, komunikacji lokalnej, zakwaterowania, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Koszty podróży zwracane są w wysokości potwierdzonej biletami lub fakturami wskazującymi koszt biletu lotniczego, kolejowego, autobusowego wraz z opłatami dodatkowymi. Jeżeli pracownik korzysta z własnego samochodu osobowego w podróżach na terenie kraju lub za granicą, jest on opłacany za użytkowanie samochodu za liczbę przejechanych kilometrów, z uwzględnieniem taryfy za kilometr. Stawka taryfy zależy od rodzaju pojazdu i nie może być wyższa od ustalonej w rozporządzeniu (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). W przypadku pojazdu prywatnego o pojemności silnika do 900 cm3 (samochód osobowy lub silnik benzynowy do 900 cm3) stawka wynosi 0,89 zł za 1 km.

Można również zwrócić inne wydatki związane z podróżą, takie jak opłaty za bagaż, drogi płatne i parking.

W przypadku rekompensaty diety w krajowych podróży służbowych kwota ta wynosi 45 zł za dzień podróży. Jest to stawka minimalna i może zostać zwiększona. Jeśli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin –przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, w tym wyżywienie w hotelu, kwota diety ulega zmniejszeniu. Za śniadanie odlicza się 25% diety, za obiad 50%, a za kolację 25%.

Zwrot kosztów noclegu. Za nocleg w hotelu pracodawca zwraca pracownikowi poniesione przez niego wydatki, potwierdzone fakturą lub paragonem. Kwota za jedną dobę nie może jednak przekroczyć dwudziestokrotności normy, tj. 900 zł.

Jeśli w czasie podróży służbowej pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg, przysługuje mu jednorazowa wypłata w wysokości 150% diety.

Szczegółowe informacje można znaleźć w linku na oficjalnym portalu.