Wydatki pracownika w podróży służbowej są zwracane / refundowane zgodnie z ustalonymi limitami i zasadami, które opisano poniżej.

Za podróż służbową uważa się wykonywanie przez pracownika zlecenia służbowego na rzecz pracodawcy poza miejscem jego siedziby lub poza stałym miejscem pracy.

Podczas podróży zagranicznej pracownik ma prawo do:

• diety (równowartości wyżywienia i innych drobnych wydatków),
• zwrotu kosztów: przejazdów, komunikacji lokalnej, zakwaterowania, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, ustalonych lub uznanych.

Diety. W firmach, które nie mają własnych kalkulacji dodatków za pracę za granicą, np. tych określonych w przepisach o wynagrodzeniu, do kalkulacji dodatków stosuje się stawki określone w tym rozporządzeniu (Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).

Wysokość diety za podróż służbową za granicę zależy od kraju, do którego wysyłany jest pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec wynosi ona 49 euro, w przypadku Belgii – 55 euro. W zależności od kraju ustalane są również limity na zakwaterowanie/noclegi. Na rok 2025 dane według kraju podano w poniższej tabeli.

Tabela – Diety i zakwaterowanie w podróżach służbowych za granicę w 2025 r.

Diety i inne świadczenia otrzymywane przez pracownika w czasie podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych w granicach kwot podanych w tabeli powyżej zgodnie z ww. rozporządzenie.

Jeżeli pracodawca ustalił wyższe limity diety dziennej, nadwyżka będzie stanowić dochód pracownika, od którego musi zapłacić podatek.

Minimalna wysokość diety za podróż zagraniczną nie może być niższa niż kwota ekwiwalentu za podróż służbową na terenie kraju, tj. 45 zł.

Diety są wypłacane w zależności od długości podróży. Jeżeli podróż trwa:

• do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
• powyżej 8 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
• powyżej 12 godzin – pracownikowi przysługuje pełne diety.

Jeżeli w czasie podróży służbowej pracownikowi zapewnione zostanie bezpłatne wyżywienie przez cały dzień, należy mu się 25% diety dziennej. Wysokość diety ulega zmniejszeniu o koszt bezpłatnych posiłków świadczonych w ramach usług hotelarskich, z zastrzeżeniem, że śniadanie stanowi 15% diety, obiad – 30%, kolacja – 30%.

Podróż w miejscę podróży służbowej. W przypadku podróży służbowej za granicą pracownikowi przysługuje jednorazowe świadczenie w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu na dworzec kolejowy, autobusowy, lotnisko lub port morski i z powrotem. W przypadku podróży w jedną stronę odszkodowanie wynosi 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji lokalnej pracownikowi przysługuje jednorazowe świadczenie w wysokości 10% diety za każdy dzień pobytu za granicą.

Koszty leczenia. Jeżeli pracownik zachoruje w trakcie podróży służbowej, pracodawca zwróci mu koszty leczenia za granicą. Za każdy dzień spędzony w szpitalu lub innej placówce medycznej podczas zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości 25% diety.

Obliczanie kosztów podróży służbowych pracowników. Przed wyjazdem pracownika w zagraniczną podróż służbową, pracodawca wypłaca mu zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków, jako wstępną kwotę takich wydatków. Zaliczkę można wpłacić w walucie obcej lub złotych polskich. Po zakończeniu podróży pracownik ma obowiązek w ciągu 14 dni przedstawić raport wraz z fakturami i rachunkami za poniesione wydatki. Jeżeli nie jest możliwe okazanie dokumentu, np. w przypadku jego zgubienia, pracownik składa oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynie ich nieudokumentowania.

Dla pracodawcy zwrot / rekompensata wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika stanowi koszt dla celów podatku dochodowego, ale tylko w ramach ustalonych limitów dotyczących diet i zakwaterowania.

Szczegółowe informacje znajdziesz na oficjalnym portalu, klikając link.