Расходы работника в командировке возмещаются / компенсируются в соответствии с установленными лимитами и правилами, о которых – далее.

Служебной командировкой считается выполнение служебного задания по поручению работодателя вне места нахождения его зарегистрированного офиса или вне постоянного места работы работника.

При зарубежных поездках работник имеет право на:

• суточные (эквивалент расходов на питание и других мелких расходов),
• возмещение расходов: проезд, местный транспорт, проживание, другие необходимые документально подтвержденные расходы, определяемые или признаваемые.

Суточные / компенсация питания. В компаниях, не имеющих собственных расчетов надбавок за работу за рубежом, например, приведенных в положениях об оплате труда, для расчета надбавок используются ставки, указанные в постановлении (Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.).

Размер суточных / diety при командировке за границу зависит от страны, в которую направляется работник. Например, в случае Германии это 49 евро, в случае Бельгии – 55 евро. Также в зависимости от страны определяются лимиты на размещение / проживание / noclegi. На 2025 год данные по странам приведены в таблице ниже.

Таблица – Размер суточных и проживания в командировках за границу в 2025 г.

Суточные и иные выплаты, которые получает работник на время командировки, освобождаются от налога на доходы физических лиц в пределах сумм, приведенных в таблице выше согласно указанного постановления.

Если компания-работодатель установит собственные лимиты суточных, которые будут больше, то превышение будет являться доходом работника, с которого необходимо оплатить налог.

Минимальная сумма суточных в зарубежной поездке не может быть меньше суммы компенсации за командировку внутри страны, то есть 45 зл.

Суточные выплачиваются в зависимости от продолжительности поездки. Если поездка займет:

• до 8 часов – работник имеет право на 1/3 часть суточных,
• свыше 8 часов – работник имеет право на 50% суточных,
• более 12 часов – работник имеет право на полную оплату.

Если во время командировки работнику предоставляется бесплатное питание в течение всего дня, то он / она имеет право на 25% размера суточных. Размер суточных уменьшается на стоимость предоставленного бесплатного питания, в том числе в рамках гостиничных услуг, исходя из того, что завтрак составляет 15% суточных, обед – 30%, ужин – 30%.

Поездки в месте командировки. В месте назначения / командировки за границей работнику полагается единовременная выплата в размере одной суммы суточных для покрытия расходов на проезд до железнодорожного вокзала, автовокзала, аэропорта или морского порта и обратно. В случае поездки в одну сторону компенсация составляет 50% от размера суточных. Для покрытия расходов на проезд местным транспортом работнику полагается единовременная выплата в размере 10% от суточных за каждый начатый день пребывания за границей.

Медицинские расходы. Если сотрудник заболел во время командировки, компания-работодатель возмещает ему расходы на лечение за рубежом. За каждые сутки нахождения в больнице или другом лечебном учреждении во время зарубежной командировки работнику полагается компенсация в размере 25% от суточных.

Расчет командировочных расходов работника. Перед выездом в зарубежную командировку компания-работодатель выплачивает работнику аванс на покрытие необходимых расходов, как предварительный размер таких расходов. Выплата аванса может производиться в иностранной валюте или в польских злотых. После завершения поездки сотрудник должен предоставить отчет в течение 14 дней, с приложением счетов, квитанций по понесенным расходам. Если документ предоставить не удалось, например, в случае его утраты, работник предоставляет заявление о произведенных расходах и причине их недокументирования.

Для работодателя возмещение / компенсация расходов на командировку работника выступает расходом для целей налогообложения налогом на доход, однако только в пределах установленных лимитов на суточные и размещение.

По ссылке на официальном портале – подробная информация.