Od 2025 roku adresy poczty elektronicznej (e-doręczenia) stały się obowiązkowe dla urzędów państwowych, firm i przedsiębiorców. Nasz artykuł wyjaśnia, kiedy należy zarejestrować te adresy e-mail i jak to zrobić.

Elektroniczne doręczenie (e-doręczenia) to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa ta umożliwia urzędom państwowym, obywatelom i firmom wygodne i bezpieczne doręczanie pism drogą elektroniczną. Prawnie jest to odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Szczegółowe informacje na temat usługi można znaleźć pod adresem na stronie internetowej rządu.

Kogo dotyczy obowiązek doręczania drogą elektroniczną?

Obowiązek doręczeń drogą elektroniczną dotyczy wszystkich urzędów państwowych i spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Obowiązek ten będzie wdrażany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Od 2025 roku niemal każdy w Polsce będzie zobowiązany do posiadania adresu e-doręczeń. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie instytucje rządowe i publiczne, a także prawnicy i notariusze będą zobowiązani do posiadania takiego adresu e-doręczeń.

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie nowe organizacje rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą rejestrujące się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) otrzymają taki adres e-doręczeń.

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie organizacje (spółki) zarejestrowane wcześniej w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) muszą posiadać adres e-doręczeń, co oznacza, że będą musiały go posiadać do 31 grudnia 2024 roku. Adres e-doręczeń jest również dodawany przy wpisie zmian firmy (adresu, kodów działalności) do KRS. Po dodaniu adres e-doręczeń pojawia się w wyciągu z KRS w sekcji: Rybrika 2 Siedziba i adres podmiotu Pole 5 Adres doręczeń elektroniczny wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.

Od 1 lipca 2025 r. wszyscy przedsiębiorcy (jdg) zarejestrowani wcześniej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), tj. do 31 grudnia 2024 r., muszą posiadać adres poczty elektronicznej. Dotyczy to również zmian w tej ewidencji po dniu 30 czerwca 2025 r.

Jak zarejestrować adres e-doręczeń?

Poniższy link zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące rejestracji adresu elektronicznego (e-doręczeńia).

Rejestracja adresu elektronicznego (e-doręczeń) obejmuje:

1. Wypełnienie wniosku, który wypełnia się z wykorzystaniem danych wnioskodawcy lub administratora. Po podpisaniu wniosku, na podany we wniosku adres e-mail zostanie wysłane potwierdzenie jego złożenia.

2. Sprawdzenie statusu wniosku. Wnioskodawca może sprawdzić status złożonego wniosku na stronie internetowej edoręczenia.gov.pl w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. W tej sekcji wyświetlane są wszystkie złożone wnioski i ich status.

3. Aktywacja aktywować skrzynkę do e-Doręczeń:

• Zaloguj się na mObywatel.gov.pl,
• W zakładce „Twoje skrzynki pocztowe” na pasku bocznym kliknij „Aktywuj skrzynkę” obok skrzynki pocztowej, którą chcesz aktywować,
• Podaj swój adres e-mail, aby otrzymywać powiadomienia i zapoznaj się z regulaminem operatora wyznaczonego,
• Kliknij „Aktywuj”,
• Otrzymasz powiadomienie e-mail o aktywacji skrzynki pocztowej i możliwości jej używania.