Wprowadzenie krajowego systemu faktur elektronicznych (KSeF) od 2026 r. zmieniło procedurę wystawiania faktur, w tym w formie samofaktury, gdzie faktury są wystawiane przez nabywców za zgodą sprzedawcy. Poniżej przedstawiono szczegóły dotyczące generowania takich faktur w systemie KSeF.

Samofakturowanie pozwala nabywcy na wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy. Organizacja nabywająca towary lub usługi od podatnika może wystawiać faktury potwierdzające sprzedaż w imieniu i na zlecenie tego podatnika. Krajowy System Faktur Elektronicznych (KSeF) umożliwia przeprowadzenie tej procedury drogą elektroniczną.

W przypadku takiego fakturowania należy zawrzeć umowę, na mocy której nabywca wystawia faktury w imieniu i na zlecenie sprzedawcy. Umowa ta określa również zasady wystawiania i zatwierdzania faktur.

Zasady te można wdrożyć w kilku modelach, uwzględniając przyznanie i delegowanie uprawnień. Nabywca może wystawiać zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące, lub nabywca wystawia faktury pierwotne, a sprzedawca wystawia faktury korygujące.

Umowa musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika. Zatwierdzenie może mieć charakter aktywny, polegający na przeglądzie i zgłaszaniu uwag do pliku faktury, lub pasywny, w którym brak zgłoszenia uwag w określonym terminie, na przykład w ciągu jednego dnia, uznaje się za zatwierdzenie.

W systemie KSeF można również stosować różne formy upoważnień do wystawiania faktur we własnym imieniu: upoważnienia bezpośrednie lub upoważnienia umożliwiające sprzedającemu wyznaczenie osób upoważnionych po stronie kupującego do wystawiania takich faktur.

Faktura wystawiona w ramach samofakturowania musi zawierać:

• dane sprzedawcy (sekcja „Podmiot 1”),
• dane kupującego (sekcja „Podmiot 2”),
• faktura zawiera wartość „1” w polu P_17 oraz zawiera między innymi frazę „samofakturowanie”.

Faktury wystawione przez kupującego w ramach procedury samofakturowania będą przechowywane w KSeF zarówno dla kupującego, jak i dla sprzedawcy. Kupujący będzie miał dostęp wyłącznie do faktur wystawionych przez sprzedawcę na podstawie umowy o samofakturowaniu, a także do faktur wystawionych przez sprzedawcę w imieniu kupującego. Kupujący nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży sprzedawcy.

Podstawa prawna: art. 106d ustawy z dnia 11.03.2024 r. o podatku od towarów i usług.