Pożyczka udzielona spółce przez jej udziałowca (lub członka zarządu) stanowi jeden ze sposobów szybkiego uzupełnienia kapitału obrotowego. Taka pożyczka jest również dogodną formą finansowania rozwoju spółki. W naszym artykule przedstawiamy najważniejsze warunki takiej pożyczki.

Podstawy udzielenia pożyczki.

Pożyczka udzielona spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przez udziałowca lub członka zarządu pozwala spółce na pozyskanie środków finansowych bez konieczności ubiegania się o finansowanie w instytucji bankowej lub kredytowej. To z kolei pozwala uniknąć niekorzystnych warunków finansowania. Jest to szczególnie ważne dla nowo powstałych spółek, które ze względu na krótką historię działalności są postrzegane przez banki jako mniej wiarygodni kredytobiorcy.

Ponadto pożyczka od udziałowca spółki stanowi szybszy sposób na uzupełnienie kapitału obrotowego, a także możliwość sfinansowania rozwoju firmy bez ograniczeń związanych z limitami kredytów bankowych.

Umowa pożyczki.

Pożyczka udzielona przez założyciela (wspólnika) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi mieć formę pisemną, jeżeli kwota pożyczki przekracza 1000 zł.

Umowa musi określać dane stron, kwotę, cel, warunki spłaty, oprocentowanie oraz odpowiedzialność stron za niewykonanie zobowiązań wynikających z umowy.

Podpisanie umowy pożyczki.

Jeżeli pożyczkodawcą jest członek zarządu, umowę w imieniu spółki musi podpisać upoważniony przedstawiciel wyznaczony uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli pożyczkę udziela spółce wspólnik, umowę w imieniu spółki muszą podpisać osoby uprawnione do jej reprezentowania zgodnie z przepisami Krajowego Rejestru Sądowego.

W przypadku gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, umowa pożyczki między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego.

Pożyczki a podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC).

Pożyczki udzielane spółce przez udziałowców spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zwolnione z podatku od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5%.

Zwolnienie to nie ma zastosowania, jeśli pożyczkę udziela spółce członek zarządu, który nie jest udziałowcem. W takiej sytuacji obowiązują przepisy ogólne. Pożyczka podlega opodatkowaniu według stawki 0,5% kwoty lub wartości pożyczki.

Obliczenie podatku skarbowego należy wykonać w zeznaniu PCC-3. Zeznanie PCC-3 należy złożyć wraz z wpłatą podatku w urzędzie skarbowym w ciągu 14 dni od daty powstania zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe powstaje w momencie każdej wypłaty środków, jeśli umowa pożyczki przewiduje, że płatności będą dokonywane wielokrotnie, a całkowita kwota nie jest znana w momencie zawarcia umowy.

Odsetki wynikające z umowy pożyczki.

Pożyczka może być oprocentowana lub nieoprocentowana.

Stopa procentowa nie może znacznie odbiegać od rynkowej stopy procentowej.

Podatek dochodowy (CIT/PIT).

Kwota pożyczki nie stanowi dochodu dla spółki.

Odsetki podlegają opodatkowaniu: dla udziałowca spółki stanowią one dochód, natomiast dla spółki – koszt.

Zobowiązanie podatkowe z tytułu tych odsetek powstaje w momencie ich wypłaty lub w momencie, gdy stają się one wymagalne. Jeżeli spłata pożyczki odbywa się w ratach wraz z odsetkami, zobowiązanie podatkowe powstaje w momencie otrzymania każdej kolejnej płatności odsetkowej.

Podatek od towarów i usług (VAT).

Udzielenie pożyczki jest zwolnione z podatku VAT.

Pożyczka udzielona spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przez udziałowca lub członka zarządu nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, jeżeli pożyczkodawca jest osobą fizyczną niebędącą podatnikiem VAT.

W przypadku gdy obie strony są podatnikami VAT (aktywnymi lub zwolnionymi), udzielenie pożyczki podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako usługa pośrednictwa finansowego.

Zasady „bezpiecznej przystani”.

Zgodnie z tymi zasadami, aby uniknąć konieczności sporządzania dokumentacji cen transferowych, muszą być spełnione pewne warunki, w tym:

• pożyczka została udzielona na podstawie umowy,
• nie pobiera się żadnych dodatkowych opłat ani premii z tytułu udzielenia pożyczki,
• pożyczka jest udzielana na okres nieprzekraczający 5 lat,
• oprocentowanie oparte jest na stopie bazowej (np. WIBOR 3M lub WIRON 3M) z marżą wynoszącą od 2,0 do 2,6 punktu procentowego. Pożyczkodawca musi zastosować marżę w wysokości co najmniej 2,0 punktów procentowych, a pożyczkobiorca – marżę nieprzekraczającą 2,6 punktów procentowych. Warunki te obowiązują w 2026 r.

Obowiązki po spłacie pożyczki wraz z odsetkami.

Jeżeli pożyczkodawcą jest osoba fizyczna – udziałowiec (członek zarządu) – spółka musi sporządzić dla pożyczkodawcy formularz PIT-8AR (podatek u źródła od kwoty odsetek). Jeśli spłata miała miejsce w 2026 r., dokument ten należy sporządzić i złożyć w urzędzie skarbowym do 31 stycznia 2027 r.