Командировочные расходы являются важной статьей расходов в деятельности организации и предпринимателя. Компенсация расходов различается в зависимости от места командировки: внутри страны или в другой стране, ее срока, используемого транспорта и других условий.

Работник, который выполняет служебное задание по поручению работодателя вне постоянного места работы, согласно Трудовому кодексу, имеет право на компенсацию расходов во время такой командировки.

Условия для компенсации расходов на командировку:

• Командировка должна предусматривать выполнение определенного задания с письменным распоряжением работодателя (командировочным удостоверением, приказом), в котором указываются место, даты и время поездки, выплата аванса на командировку и т.д.
• Размеры компенсации расходов в командировках устанавливаются в трудовом договоре или в коллективном соглашении с работодателем. Если они не установлены, то размеры компенсации расходов должны быть не меньше соответствующих компенсаций согласно Постановлению Министра труда и социальной политики от 29 января 2013 года о суммах, причитающихся работнику, работающему в государственном или муниципальном учреждении, за командировку с изменениями от 30.06.2022 г., 25.10.2022 года (Rozporządzenie Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).

В командировке компенсируется::

1. Расходы на питание выплачиваются в размере, применимым к стране назначения поездки. Если поездка происходит в Польше, то с июля 2022 года размер компенсации таких расходов составляет 38 злотых в день. Если в другую страну, например, в Австрию – 57 евро.

Размеры командировочных расходов на питание приведены ниже.

Таблица 1 – Компенсация расходов на питание в командировке внутри страны

Как и в случае с компенсацией расходов на питание во внутренних командировках, компенсация таких расходов в зарубежной поездке зависит от ее продолжительности поездки и размера компенсации, установленного трудовым договором, коллективным соглашением или указанным выше Постановлением. Размер компенсации расходов на питание в командировке за границей зависит от страны такой служебной поездки, например Австрия – 52 евро, Чехия – 41 евро и т.д. Ставки приведены в Постановлении (Rozporządzenie), указанном выше.

Таблица 2 – Компенсация расходов на питание в командировке за границей

2. Проезд от места постоянного места работы или места жительства работника до места командировки и обратно.

• При командировке внутри страны выплаты на покрытие стоимости проезда на местном транспорте составляют 20% от базового размера (7.6 зл.) в день. Работодатель также может покрыть такие расходы в полной стоимости при их документальном подтверждении.
• Если командировка длится не менее 10 дней, то работнику компенсируются расходы на проезд в выходной день на указанном работодателем транспорте к месту постоянного или временного проживания и обратно.

• При командировке за границу компенсируются расходы на проезд до и от железнодорожного вокзала, автовокзала, аэропорта или морского порта в однократном базовом размере в пункте назначения за границей и в любом другом месте за границей, где сотрудник остался на ночь. Если работник несет такие транспортные расходы только в одну сторону, то они компенсируется в размере 50% от базового размера.
• Для покрытия расходов на проезд на местном транспорте выплачивается 10% от базового размера за каждый день пребывания за границей.
• Указанные выше расходы не компенсируются если работник:

– выезжает за границу на служебном или личном автомобиле, мотоцикле или мопеде,

– имеет бесплатный транспорт,

– не несет расходов, на которые предназначены эти выплаты.

• При использовании личного транспорта работником расходы на проезд компенсируются в зависимости от вида транспорта и величины пробега в километрах на основании учета пробега транспортного средства. Ставка за один километр составляет 0.5214 зл. (для автомобилей с объемом двигателя до 900 см³) или 0.8358 злотых (для автомобили с объемом двигателя более 900 см³). При оплате расходов за километр по большей ставке, данные расходы могут не освобождаться от налога на доходы физических лиц и взносов на социальное страхование.

3. Проживание.

• При командировке внутри страны оплачиваются расходы в размере счета от гостиницы, но не выше двадцатикратного базового размера за одни сутки (760 зл.). В обоснованных случаях компенсация расходов на проживание согласно счета-фактуры может быть выше данного лимита.
• Работник, которому не предоставлено бесплатное или оплачиваемое жилье, имеет право на оплату таких расходов в размере 150% от базового размера, составляющего 57 злотых в 2022 году.

• При командировке за границу оплачиваются расходы в размере, указанном в счете от гостиницы, в пределах лимитов, приведенном в приложении к Постановлению (Rozporządzenie), указанному выше.
• Если счет за проживание не представлен, работник имеет право на оплату проживания в размере 25% от лимита, указанного в этом приложении.
• В обоснованных случаях работодатель может согласиться на возмещение расходов на проживание с подтвержденным счетом-фактурой в размере, превышающем установленный лимит.

4. Другие документально подтвержденные расходы.

В случае заболевания, возникшего во время поездки за границу, работник имеет право на возмещение документально подтвержденных необходимых расходов на лечение за границей.

Как определяется время поездки за границу? Это зависит от вида транспорта при пересечении границы.

1) наземный – с момента пересечения государственной границы на пути за границу до момента ее пересечения на обратном пути в страну,

2) авиа – с момента взлета самолета из последнего аэропорта страны до момента посадки самолета на обратном пути в первом аэропорту страны,

3) морской – с момента отхода судна (парома) из последнего польского порта до момента захода судна (парома) на обратном пути в первый польский порт.

Пример. Сотрудник получил командировочное задание на 5 дней в городе А и на 5 дней в городе Б. Расходы на командировки в компании оплачиваются в соответствии с действующими законодательными правилами, коллективное соглашение относительно расходов на командировки не принято. В городе А был предоставлен полный пансион, в городе Б – частичный пансион, с оплатой завтраков. Сотрудник использовал личный транспорт (автомобиль с объемом двигателя до 900 см3).

Компенсация расходов за командировку составит:

1. Расходы на питание: 5 дней х 28.5 зл. = 142.5 зл.

2. Расходы на проживание: согласно счетам из гостиниц оплачивает работодатель.

3. Расходы на проезд: пробег автомобиля составил 700 км. х 0.5214 = 364.98 зл.

Итого расходы для компенсации работнику: 507.48 зл.

Выплата аванса перед командировкой происходит в размере, полученном в результате первоначального расчета расходов на нее, в том числе в иностранной валюте или польской валюте по курсу конвертации при командировке за границу.

После окончания командировки оплата командировочных расходов должна быть произведена в течение 14 дней. Работник предоставляет ведомость расходов с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, др.), которые работодатель в дальнейшем компенсирует. Если для каких-то расходов подтверждающие документы отсутствуют, то работником предоставляется работодателю письменное заявление о произведенных расходах и причинах их отсутствия в документации.

Компенсация командировочных расходов работнику освобождается от налога на доходы физических лиц и взносов на социальное и медицинское страхование (в пределах установленных лимитов).

С 1 января 2023 года будут повышены базовые размеры за питание, проживание и проезд в командировках внутри страны и за границей согласно изменениям в указанное Постановление от 25.10.2022 г. (Rozporządzenie od 25.10.2022 r.).

Таблица 3 – Повышение базовых выплат в командировках с 2023 года, зл.