Kasa fiskalna może, ale nie musi, być obowiązkowa do sprzedaży towarów i usług w Polsce. Kasa fiskalna jest obowiązkowa w przypadku sprzedaży stacjonarnej konsumentom indywidualnym i rolnikom* (B2C). Istnieje jednak szereg wyjątków, w których kasa fiskalna nie może być używana: sprzedaż osobom prawnym (B2B), sprzedaż internetowa, limity sprzedaży, niektóre rodzaje działalności i inne. Wszystkie kluczowe warunki korzystania z kasy fiskalnej w Polsce w 2025 roku zostały opisane w poniższym artykule.

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, które rejestruje sprzedaż towarów i usług na potrzeby rozliczenia podatku do urzędu skarbowego.

Kiedy przedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z kasy fiskalnej w swojej działalności?

Zgodnie z art. 111 ustawy o VAT obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców będących podatnikami i sprzedających towary i usługi:

• osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, tj. konsumentom indywidualnym lub w kontekście B2C,
• rolnikom* opodatkowanym ryczałtem, sprzedającym własne produkty lub zwolnionym z VAT.

W związku z tym, jeśli sprzedaż dokonywana jest na rzecz innych firm, tj. w kontekście B2B, wymóg posiadania kasy fiskalnej nie ma zastosowania.

Jakie są zwolnienia i wyjątki od obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

W 2025 r. zwolnienia z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej będą możliwe zgodnie z następującym zarządzeniem ( rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902).

1. Sprzedaż do 20 000 zł.

Sprzedawcy towarów lub usług mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, jeżeli wartość sprzedaży na rzecz konsumentów indywidualnych i rolników w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł.

Wartość sprzedaży oblicza się proporcjonalnie do okresu, w którym wykonywano te czynności, w poszczególnych miesiącach poprzedniego roku podatkowego.

Zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy od miesiąca, w którym przekroczono limit 20 000 zł. Okres ten liczy się od końca miesiąca, w którym przekroczono limit. Przykładowo, jeśli limit został przekroczony 5 marca 2025 r., od 1 czerwca 2025 r. należy stosować kasę fiskalną.

Należy pamiętać, że do limitu sprzedaży wynoszącego 20 000 zł nie wlicza się kwot sprzedaży z następujących pozycji:

• sprzedaży związanej z dostawą nieruchomości,
• sprzedaży związanej z dostawą towarów i usług, które podatnik zalicza do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji,
• podatku VAT do zapłaty.

2. Sprzedaż i dostawa towarów i usług opłacane przelewem bankowym.

Jeżeli sprzedawca towarów lub usługodawca otrzyma pełną zapłatę za ich sprzedaż lub dostawę przelewem bankowym (pocztowym) i istnieją dokumenty potwierdzające tę zapłatę.

3. Dostawa towarów pocztą lub kurierem.

Jeżeli sprzedawca lub dostawca towarów otrzyma zapłatę przelewem bankowym (pocztowym) i istnieją dokumenty potwierdzające tę zapłatę z danymi kupującego (w tym adresem), a sprzedawca lub dostawca towarów prowadzi określoną działalność gospodarczą.

4. Sprzedaż związana z następującymi rodzajami działalności (zwolnienia przedmiotowe):

• dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika (spółdzielnię mieszkaniową) na rzecz jego pracowników i członków spółdzielni,
• sprzedaż biletów lotniczych,
• sprzedaż biletów na przewozy pasażerskie,
• usługi gastronomiczne w placówkach oświatowych,
• gry hazardowe,
• dostawa produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych korzystających ze zwolnienia z VAT,
• dostawa towarów i świadczenie usług, które podatnik zalicza do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji,
• usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, prowadzące działalność gospodarczą lub zatrudniające pracowników niewidomych posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• dostawa towarów i świadczenie usług realizowane w ramach procedur szczególnych – VAT UE i poza UE (OSS),
• sprzedaż wysyłkowa towarów importowanych Towary sprzedawane w ramach procedury szczególnej VAT IOSS,
• usługi pocztowe i kurierskie,
• dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika niezarejestrowanego w RP korzystającego z Zwolnienie z VAT w ramach procedury zwolnienia dla MŚP,
• sprzedaż biletów komunikacji miejskiej za pośrednictwem urządzeń obsługiwanych przez klienta,
• usługi hotelarskie i noclegowe,
• usługi telekomunikacyjne,
• usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
• usługi wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi,
• usługi notarialne,
• usługi edukacyjne
• usługi szkół nauki jazdy,
• inna działalność.

Zgodnie z powyższymi zwolnieniami z tytułu prowadzenia kas fiskalnych obowiązują do 31 grudnia 2027 r.

Jakie towary i usługi podlegają obowiązkowi rejestracji w kasie fiskalnej?

Do towarów lub usług podlegających obowiązkowi rejestracji w kasie fiskalnej należą:

Towary:

• gaz płynny,
• części silników samochodowych i motocyklowych, nadwozia,
• wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe,
• perfumy i wody toaletowe,
• komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, sprzęt fotograficzny,
• towary wykonane z metali szlachetnych lub zawierające metale szlachetne,
• zarejestrowane i niezarejestrowane cyfrowe i analogowe nośniki danych,
• paliwa silnikowe i dodatki do paliw,
• towary zawierające alkohol etylowy >50%,
• węgiel, brykiety i paliwa stałe,
• towary sprzedawane za pośrednictwem terminali samoobsługowych akceptujących monety, banknoty lub płatności bezgotówkowe.

Usługi:

• przewóz pasażerów i bagażu podręcznego taksówką,
• naprawa samochodów osobowych i motorowerów,
• doradztwo podatkowe,
• usługi świadczone przez stacjonarne punkty gastronomiczne, w tym sezonowe,
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetyczne.

Jakie rodzaje kas fiskalnych są stosowane?

Kasy z elektroniczną lub papierową rejestracją danych (kasy elektroniczne lub papierowe) są stopniowo wycofywane.

Obecnie stosowane są kasy online i kasy wirtualne, które można podłączyć do Centralnego Repozytorium Kas. Centralne Repozytorium Kas gromadzi paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia kasowe oraz informacje o kontrolach okresowych. Paragony wystawione przez kasę online mogą być dostarczane klientowi w formie papierowej lub elektronicznej.

Wirtualne kasy fiskalne to oprogramowanie, które firmy instalują na tablecie, komputerze lub smartfonie. Urządzenie, na którym zainstalowana jest wirtualna kasa, musi umożliwiać podłączenie do drukarki i drukowanie paragonów. Każdy paragon ma przypisany unikalny identyfikator.

Przy zakupie kasy fiskalnej przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia podatku w wysokości 90% ceny zakupu kasy, do maksymalnej kwoty 700 zł. Odliczenie to przysługuje wyłącznie osobom, które zakupią kasę online i zaczną jej używać w ciągu sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia rozliczania sprzedaży.

Podatnicy, którzy rozpoczęli rozliczanie podatku od sprzedaży i podatku od towarów i usług w przepisanych terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydaną na zakup każdej zarejestrowanej kasy fiskalnej na dzień rozpoczęcia (lub obowiązku) rozliczania, w wysokości 50% jej ceny zakupu (po odliczeniu podatku), do maksymalnej kwoty 2500 zł.

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy fiskalnej konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru rejestracyjnego. Fiskalizacja umożliwia prawidłowe ewidencjonowanie transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. Fiskalizacja jest przeprowadzana przez autoryzowanego serwisanta, który przekaże dane z kasy fiskalnej naczelnikowi urzędu skarbowego.

Jakie są kary za brak instalacji kasy fiskalnej?

Podatnicy zobowiązani do użytkowania kasy fiskalnej, którzy jej nie używają, tracą prawo do odliczenia podatku VAT w wysokości 30% podatku naliczonego od nabycia towarów i usług.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika ewidencjonowanie podatków za pomocą kasy fiskalnej jest niemożliwe, podatnik jest zobowiązany do użytkowania kasy zapasowej. Jeżeli sprzedaż za pomocą kasy zapasowej nie jest możliwa, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Jakie są obowiązki właściciela kasy fiskalnej?

Przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną jest zobowiązany do:

• wydania klientowi oryginału paragonu,
• sporządzenia raportu dobowego na koniec dnia handlowego (nie później niż w dniu rozpoczęcia sprzedaży następnego dnia),
• sporządzenia miesięcznego raportu finansowego (na koniec miesiąca),
• poddania kasy fiskalnej przeglądowi w autoryzowanym serwisie co 25 miesięcy (w przeciwnym razie przedsiębiorca naraża się na zwrot preferencyjnego odliczenia podatkowego),
• przechowywania dokumentacji (przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym została wystawiona) oraz kopii paragonów (przez 2 lata od końca roku podatkowego, w którym została wystawiona) w należytym stanie.

Przydatne informacje na temat kas fiskalnych w Polsce można znaleźć na rządowym portalu.

Pod linkiem do naszego artykułu szczegółowo omawiamy wymagania dotyczące kas fiskalnych w e-commerce: sprzedaż internetowa w Polsce.