Czy kasa fiskalna jest wymagana w e-commerce w Polsce? Korzystanie z kasy fiskalnej (kasy fiskalnej) nie jest obowiązkowe w przypadku sprzedaży online w Polsce. Istnieją jednak wyjątki. Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej i inne szczegóły dotyczące 2025 roku? Podstawowe wymagania dotyczące korzystania z kasy fiskalnej w e-commerce w Polsce omawiamy w naszym artykule.

Ogólne warunki zwolnienia z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej przy sprzedaży towarów i usług w Polsce omówiliśmy w naszym artykule).

Zgodnie z art. 111 ustawy o VAT, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej dotyczy sprzedaży towarów i usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom opodatkowanym podatkiem VAT według stawki ryczałtowej. Oznacza to, że kasy rejestrujące są wymagane w przypadku sprzedaży B2C.

Jeśli przedsiębiorca, firma lub sklep internetowy sprzedaje towary wyłącznie podmiotom gospodarczym (B2B), nie ma obowiązku posiadania kasy rejestrującej.

Niniejszy artykuł skupi się na zwolnieniu z obowiązku stosowania kasy rejestrującej w przypadku sprzedaży internetowej, czyli e-commerce. Do tego zwolnienia, zgodnie z Rozporządzeniem ( Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących), mają zastosowanie poniższe warunki.

Warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w handlu elektronicznym:

• dostawa towarów pocztą (pocztą lub kurierem), np. Pocztą Polską, Inpostem lub FedExem,
• otrzymanie przez dostawcę towarów pełnej zapłaty za zamówienie lub usługę pocztą, przelewem bankowym, kartą lub za pośrednictwem systemu płatności online, takiego jak Przelewy24, PayU, PayPal lub BLIK,
• dokumenty płatności wskazują konkretną usługę i odbiorcę (dane kupującego, w tym jego adres), co oznacza, że płatność jest zidentyfikowana (płatnik jest znany),
• firma prowadzi szczegółową ewidencję tej sprzedaży (np. numery zamówień, daty i dane kupującego).

Należy pamiętać, że to zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w sprzedaży internetowej lub e-commerce obowiązuje do 31 grudnia 2027 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kolejnym wyjątkiem od obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest zwolnienie podmiotowe dla osób, których roczny limit sprzedaży nie przekracza 20 000 zł. Przedsiębiorcy i firmy, których roczny obrót brutto z osobami fizycznymi nie przekracza 20 000 zł, są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Po przekroczeniu tego progu posiadanie kasy fiskalnej staje się obowiązkowe.

Furthermore, EU VAT procedures such as OSS, IOSS, and SME also exempt the use of a cash register. We provide detailed information on these EU VAT procedures in our article.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w przypadku sprzedaży internetowej nie dotyczy działalności określonej w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia. Przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawienia paragonu fiskalnego i posiadania kasy fiskalnej w przypadku sprzedaży internetowej następujących towarów:

• perfumy i wody toaletowe,
• sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części zamiennych i akcesoriów do sprzętu fotograficznego,
• części zamienne i akcesoria do pojazdów mechanicznych (z wyłączeniem motocykli),
• zarejestrowane i niezarejestrowane cyfrowe i analogowe nośniki danych.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w handlu elektronicznym nie dotyczą również sprzedaży, w której klient odbiera towar w sklepie i przyjmuje gotówkę za sprzedaż internetową.

Jakie kasy fiskalne są wykorzystywane w e-commerce? Kasy online i wirtualne umożliwiają:

• automatyczne przesyłanie danych do Centralnego Magazynu Kas (CRS),
• srukowanie lub wysyłanie paragonów elektronicznych,
• integrację z systemami sprzedaży i zarządzania magazynem: ERP, CRM i sklepami internetowymi.

W przypadku braku zainstalowanej wymaganej kasy fiskalnej podczas prowadzenia e-commerce, przedsiębiorca i firma mogą zostać ukarani karami administracyjnymi i finansowymi.