W artykule omówiono, które procedury VAT WSTO, VAT OSS, VAT IOSS lub VAT SME należy wybrać w przypadku sprzedaży towarów i świadczenia usług na odległość nabywcy w innym kraju UE, a także warunki naliczania i opłacania podatku VAT.

E-commerce, w tym sprzedaż zdalna za pośrednictwem platform, marketplace'ów i internetowych serwisów wysyłkowych, takich jak Amazon, Allegro, Aliexpress, Alibaba, eBay, eMag, Erli, Olx, Temu i Vinted, może być prowadzony w Polsce z wykorzystaniem procedur VAT WSTO, OSS i SEM, co upraszcza pobór i płatność podatku od wartości dodanej (VAT) dla przedsiębiorców, a jednocześnie minimalizuje jego wysokość.

Sprzedaż i zakup towarów za pośrednictwem platform, marketplace'ów i internetowych serwisów wysyłkowych, takich jak Amazon, Allegro, Aliexpress, Alibaba, eBay, eMag, Erli, Olx, Temu i Vinted, coraz częściej zastępują tradycyjne kanały w sklepach stacjonarnych i galeriach handlowych. Oferta produktów online nie ogranicza się do rynków lokalnych i umożliwia sprzedaż i zakup praktycznie nieograniczonego asortymentu produktów i towarów w globalnej sieci handlu elektronicznego.

Sprzedając towary za pośrednictwem handlu elektronicznego, polskie firmy i przedsiębiorcy mają dostęp do szeregu procedur VAT, które są zharmonizowane z przepisami europejskimi i optymalizują wysokość oraz płatność tego podatku, szczególnie w przypadku małych firm.

Sprzedaż towarów na odległość w UE, czyli wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość WSTO, polega na dostarczeniu towaru przez sprzedawcę do konsumenta, czyli kupującego.

Zarówno sprzedawca, jak i kupujący są zarejestrowani w kraju UE. Skorzystanie z tej procedury WSTO pozwala polskim podatnikom uniknąć rejestracji do VAT w państwie członkowskim UE, w którym dostawa jest opodatkowana. Zamiast tego są oni uprawnieni do zadeklarowania i zapłaty VAT należnego w związku z handlem elektronicznym w Polsce.

Aby sprzedaż towarów kwalifikowała się do procedury WSTO, muszą zostać spełnione cztery warunki, zgodnie z art. 2 ust. 22a ustawy o VAT:

1. Wysyłka lub transport sprzedanych towarów jest realizowany przez sprzedawcę (dostawcę) lub osobę trzecią w jego imieniu.

2. Wysyłka lub transport rozpoczyna się w jednym kraju UE, a kończy w innym kraju UE.

3. Przedmiotem sprzedaży nie są nowe pojazdy ani towary wymagające instalacji lub montażu, z próbnym uruchomieniem lub bez.

4. Nabywcą jest:

• podatnik VAT lub osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT, która nie jest zobowiązana do zapłaty VAT przy zakupie towarów w EU WNT lub poza UE, lub
• osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

W skrócie, WSTO to sprzedaż towarów na odległość przez sprzedawcę w Polsce nabywcom – osobom fizycznym – w innym kraju UE.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dostawę towarów, która musi być potwierdzona dokumentami od firm pocztowych, kurierskich, transportowych i spedycyjnych, zostać opłacona i stanowić zamówienie kupującego u sprzedawcy na podstawie art. 22a ust. 8 i 9 ustawy o VAT.

Ponieważ za miejsce dostawy towarów uznaje się miejsce odbioru lub zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy, dla wygody sprzedawców e-commerce, sprzedaż w ramach procedury WSTO jest uznawana za sprzedaż krajową i podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Aby skorzystać z tej ulgi, polski sprzedawca musi spełniać warunki zwrotu VAT zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o VAT:

• sprzedawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce,
• towary są wysyłane lub transportowane z Polski do państwa członkowskiego UE,
• łączna wartość dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych do innych państw członkowskich UE nie przekroczyła 10 000 EUR w roku podatkowym lub w poprzednim roku podatkowym.

W związku z tym w przypadku korzystania z tego mechanizmu obowiązuje limit 10 000 EUR, czyli około 42 000 PLN.

Jak korzystna jest procedura VAT WSTO dla polskich podatników, umożliwiająca sprzedaż na odległość z polską stawką VAT 23% w ramach ustalonego limitu? Naszym zdaniem konieczne jest porównanie stawek VAT (od towarów standardowych) w innych krajach UE, w których sprzedawcy prowadzą sprzedaż e-commerce. Nasz artykuł na temat stawek VAT w krajach UE umożliwia takie porównanie.

Zatem polski sprzedawca może wybrać opcje opodatkowania VAT w e-commerce:

• zarejestrować się jako podatnik VAT w innych krajach UE, składać tam deklaracje VAT i płacić VAT w tych krajach,
• skorzystać z procedury VAT w ramach Światowego Systemu Handlu (WSTO) do ustalonego limitu sprzedaży netto w wysokości 10 000 EUR.

Jeżeli polski sprzedawca przekroczy ustalony limit sprzedaży w wysokości 10 000 EUR lub chce stosować stawki VAT w kraju lub krajach UE, w których sprzedaje towary, przed osiągnięciem tego limitu, inną procedurą VAT jest VAT OSS, czyli VAT One-Stop-Shop. Polski podatnik nie musi jednak rejestrować się do celów VAT w każdym kraju UE, w którym dokonuje sprzedaży. Ta procedura rozliczania VAT ma również charakter paneuropejski. VAT OSS dotyczy sprzedaży towarów oraz usług cyfrowych, telekomunikacyjnych, transportowych i wynajmu pojazdów, zakwaterowania w hotelarstwie, usług artystycznych oraz organizacji targów.

Procedura VAT OSS stanowi, że polscy podatnicy płacą VAT w ramach STO (sprzedaż towarów na odległość) w państwach członkowskich UE za pośrednictwem swojego państwa członkowskiego identyfikacji. W przypadku polskich podatników państwem członkowskim identyfikacji jest Polska.

Aby zadeklarować taką rejestrację w ramach VAT OSS, polska firma lub przedsiębiorca musi złożyć formularz VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Organ ten identyfikuje podatnika w ramach procedury unijnej i potwierdza wniosek.

Podatnik rejestrujący się w ramach procedury unijnej OSS posługuje się swoim numerem identyfikacji podatkowej (NIP) i nie otrzymuje numeru identyfikacji podatkowej w kraju lub krajach UE, w których faktycznie odbywa się sprzedaż elektroniczna.

Zgodnie z art. 130a–130d ustawy o VAT, wymogi dotyczące stosowania procedury VAT OSS w przypadku handlu elektronicznego stanowią, że:

1. Towary i usługi są sprzedawane osobom fizycznym jako nabywcom.

2. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, które prowadzą sprzedaż na odległość lub pośredniczą w dostawie towarów na terytorium UE lub mają siedzibę na terytorium UE, ale nie mają siedziby w państwie członkowskim konsumpcji lub świadczenia usług.

3. Państwo członkowskie konsumpcji oznacza państwo członkowskie, w którym następuje wysyłka lub transport towarów do nabywcy lub na terytorium którego następuje świadczenie usług.

4. Państwo członkowskie identyfikacji oznacza państwo członkowskie, w którym podatnik ma siedzibę statutową lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium UE.

5. Procedura unijna oznacza zapłatę podatku VAT należnego od sprzedaży towarów i świadczenia usług do państwa członkowskiego konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji. Procedura unijna ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów lub usług objętych procedurą dokonywanych przez podatnika w UE.

Jeżeli warunki rejestracji w ramach procedury EU OSS są spełnione, polski podatnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany we wniosku rejestracyjnym. Rejestracja staje się skuteczna pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył wniosek rejestracyjny.

W ramach procedury VAT OSS polski podatnik dokonuje kwartalnych wpłat VAT za pomocą deklaracji VIU-DO dla wszystkich państw członkowskich, w których prowadzona jest sprzedaż zdalna. Deklarację składa się do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Podatek jest wpłacany w euro na specjalne konto w Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Rozliczenia VAT w ramach procedury OSS muszą być prowadzone zgodnie z następującymi parametrami:

• data sprzedaży
• kraj nabywcy
• stawka VAT
• kwota VAT
• waluta
• numer zamówienia i dokumentu księgowego.

Ewidencję księgową w ramach procedury OSS należy przechowywać przez co najmniej 10 lat.

Aby uprościć zarządzanie transakcjami objętymi procedurą OSS, warto zintegrować platformę e-commerce z nowoczesnym systemem księgowym lub ERP.

Warto zaznaczyć, że procedura VAT OSS jest przeznaczona zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i dla korzystających ze zwolnienia. Skorzystanie z tej procedury nie narusza prawa do podmiotowego zwolnienia z VAT, ponieważ sprzedaż na rzecz konsumentów z UE w ramach procedury VAT OSS nie wlicza się do limitu sprzedaży uprawniającego do podmiotowego zwolnienia z VAT (obecnie 200 000 zł rocznie).

W przypadku sprzedaży na odległość towarów w UE, które zostały wcześniej zaimportowane spoza UE, obowiązuje podobna procedura VAT – VAT IOSS Import One-Stop-Shop. IOSS to portal umożliwiający przetwarzanie i raportowanie wszystkich zobowiązań VAT związanych z importowanymi towarami. System zapewnia jeden punkt kontaktowy dla towarów importowanych (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) o łącznej wartości do 150 euro.

Sprzedaż na odległość towarów importowanych odnosi się do sytuacji handlowych online, w których sprzedawca nabywa towary w państwie trzecim (np. w Chinach), a następnie sprzedaje je do państwa członkowskiego UE.

Aby rozpocząć korzystanie z systemu Import One Stop Shop, należy zarejestrować się za pośrednictwem e-Deklaracji i wypełnić formularz.

System IOSS ma na celu zapobieganie podwójnemu naliczaniu podatku VAT przez organy podatkowe za te same towary (importowane spoza UE i sprzedawane w państwach członkowskich).

Aby kwalifikować się do procedury VAT IOSS na podstawie art. 138a ust. 2 ustawy o VAT, sprzedawane towary:

• muszą znajdować się w państwie trzecim spoza UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego w momencie sprzedaży,
• muszą mieć rzeczywistą wartość (na przesyłkę) nieprzekraczającą 150 EUR,
• nie podlegają obowiązkowemu podatkowi akcyzowemu,
• zostaną następnie dostarczone konsumentowi w UE. Na przykład, jeśli towary są importowane z Chin, można je zgłosić za pośrednictwem systemu IOSS, jeśli zostaną następnie sprzedane klientom detalicznym.

IOSS to system paneuropejski, obowiązujący we wszystkich krajach UE. Upraszcza on sprzedaż towarów importowanych i składanie deklaracji VAT dotyczących towarów spoza UE w jednym miejscu oraz gwarantuje, że podatnicy VAT kontaktują się tylko z jednym urzędem skarbowym – krajem, w którym zarejestrowane jest ich konto IOSS.

Procedura IOSS jest dobrowolna i stanowi alternatywę dla składania deklaracji VAT od towarów importowanych.

O nowej procedurze opodatkowania VAT dla e-commerce, czyli VAT SME Małych i Średnich Przedsiębiorstw, od 2025 roku pisaliśmy już w naszym artykule.

Procedura VAT SME umożliwia zwolnienie z VAT w krajach UE innych niż siedziba polskiego przedsiębiorcy.

Procedura VAT MŚP jest dostępna dla firm i przedsiębiorców w UE, którzy zgodnie z art. 113a i 113b ustawy o VAT:

• nie przekroczyli 100 000 EUR łącznego obrotu we wszystkich państwach członkowskich (w tym w Polsce) w bieżącym i poprzednim roku podatkowym,
• ich rzeczywisty koszt (za partię) nie powinien przekraczać 150 euro,
• nie sprzedają towarów ani nie świadczą usług wymagających obowiązkowej rejestracji VAT w danym kraju,
• nie przekraczają progów zwolnienia z VAT ustalonych przez dany kraj,
• spełniają warunki zwolnienia z VAT w danym kraju.

Limit obrotów w UE w wysokości 100 000 EUR obejmuje:

• krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce w wysokości 200 000 PLN,
• krajowe limity zwolnienia z VAT we wszystkich krajach UE, do których kierowana będzie sprzedaż towarów lub usług objętych zwolnieniem VAT SME.

W 2025 r. roczny limit zwolnienia z VAT w Polsce wynosi 200 000 PLN. Dla pozostałych krajów limity przedstawiają się następująco:

• Niemcy – 25 000 EUR,
• Austria – 55 000 EUR,
• Słowenia – 60 000 EUR,
• Estonia – 40 000 EUR.

Dodatkowo kraj UE, w którym polski przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, musi wdrożyć procedurę dla MŚP. Jest to opcja dobrowolna, dlatego nie wszystkie państwa członkowskie ją wdrożyły. Symulator do sprawdzania, czy przedsiębiorca spełnia warunki wniosku o zwolnienie VAT SME, jest dostępny na portalu europejskim.

Procedura VAT SME jest dostępna dla polskich firm i przedsiębiorców, zarówno zwolnionych z VAT, jak i czynnych podatników VAT. Warto zauważyć, że jeśli aktywny polski podatnik VAT wybierze zwolnienie z VAT w innych krajach, traci prawo do odliczenia VAT od towarów i usług wykorzystywanych w transakcjach nieopodatkowanych.

Aby skorzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, polska firma musi zarejestrować się w Drugim Urzędzie Skarbowym w Warszawie-Śródmieściu i złożyć wstępne zgłoszenie. Na podstawie tego zgłoszenia, uwzględniając informacje z organów podatkowych w innych państwach członkowskich UE, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Warszawie-Śródmieściu podejmuje decyzję o nadaniu lub odmowie nadania numeru identyfikacyjnego EX. Termin „EX” to skrót od „zwolnienie”. Jeśli polskiej firmie zostanie nadany numer EX, jej numer identyfikacyjny będzie miał format PL[numer NIP]-EX. Ważność numeru EX można sprawdzić na unijnej platformie SME-on-the-web.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w ramach procedury VAT SME są zobowiązani do składania kwartalnych informacji w ciągu jednego miesiąca od zakończenia kwartału. Kwartalne informacje muszą zawierać dane podatnika, polski numer identyfikacji podatkowej (EX) oraz obroty w euro za kwartał w każdym państwie członkowskim UE, w tym sprzedaż w Polsce.

Procedury VAT OSS i VAT SME wykluczają się wzajemnie, ponieważ procedura VAT OSS wymaga rejestracji VAT, a procedura VAT SME wymaga zwolnienia z VAT. Możliwa jest jednak kombinacja obu procedur: kwalifikujący się dostawca może zarejestrować się zarówno w ramach procedury VAT SME, jak i VAT OSS, rozliczając się z podatku VAT należnego w państwach członkowskich, w których pierwsza procedura nie ma zastosowania.

Główne różnice między procedurami VAT OSS i VAT SME podsumowano w poniższej tabeli.

Tabela. Porównanie procedur VAT OSS i VAT SME

Jeśli potrzebujesz konsultacji lub usług księgowych w zakresie sprzedaży towarów lub usług na odległość do krajów UE, skontaktuj się z nami, korzystając z poniższych danych kontaktowych.