Istnieje różnica między różnymi formami wykonywania pracy poza zwykłym lub stałym miejscem pracy, takimi jak podróż służbowa lub służbowa oraz delegacja, o której mowa poniżej.

Podróż służbowa oznacza krótkotrwały wyjazd pracownika w ramach wykonywania obowiązków służbowych, związany z określonymi celami, takimi jak spotkania lub konferencje.

Definicję podróży służbowej podano w art. 775 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, podróżą służbową jest wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy poza głównym miejscem pracy pracownika. Musi mieć ona charakter okazjonalny i krótkotrwały. Jest to wykonywanie czasowych zadań poza stałym miejscem pracy.

Podczas podróży służbowej pracownikowi przysługują takie świadczenia, jak dieta, zwrot kosztów podróży, koszty dojazdu do i z pracy, zakwaterowanie oraz inne niezbędne i udokumentowane wydatki (na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.).

Delegacja obejmuje zazwyczaj dłuższy okres czasu, podczas którego pracownik wykonuje tę samą pracę co w głównym miejscu pracy, ale tymczasowo w innym miejscu. Delegacja to tymczasowa zmiana miejsca pracy za zgodą pracownika.

Delegacje nie podlegają automatycznie tym samym przepisom o zwrocie kosztów, co podróże służbowe. W delegacjach pracownik może otrzymać płatności i rekompensaty: diety, zakwaterowanie, dojazdy tylko wtedy, gdy przewidują to wewnętrzne przepisy firmy.

Kwota zwrotu kosztów pracownika w podróżach służbowych i wyjazdach służbowych zależy od miejsca takiej podróży: krajowej lub zagranicznej.