Wyjazd służbowy pracownika-cudzoziemca za granicę z firmy, której główne miejsce działalności znajduje się w Polsce, wymaga spełnienia szeregu warunków dotyczących jego zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych, podatków oraz okresu wyjazdu służbowego.

Podróż służbowy (Delegowanie) to czasowe skierowanie pracownika do pracy w celu wykonania określonego zadania na terytorium innego państwa. Jednocześnie firma pracownicza ma miejsce w Polsce, a znaczna część jego działalności gospodarczej jest również wykonywana w Polsce. Zakłada się, że po zakończeniu wyjazdu służbowego pracownik powróci do Polski, aby tu wznowić pracę.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić transport i zakwaterowanie pracownikom delegowanym, czyli zrekompensować koszty wyjazdu służbowego.

Pracownik-cudzoziemiec musi legalnie przebywać w kraju i musi być legalnie zatrudniony na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Zezwolenia na pracę cudzoziemców wydane w Polsce są ważne tylko na terenie Polski. Aby cudzoziemiec mógł wykonywać obowiązki służbowe w podróży służbowej, niektóre kraje UE, takie jak Niemcy, wymagają uzyskania zezwolenia w swoim kraju od Federalnego Urzędu Pracy (niem. Bundesagentur für Arbeit). Zezwolenie na pracę w Niemczech dla pracownika zagranicznego można zastąpić uzyskaniem wizy Vander Elst. W Belgii stosuje się rejestrację pracownika delegowanego w systemie Limosa.

Ponadto pracownik delegowany i pracodawca muszą przestrzegać warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju delegowania, takich jak minimalne stawki godzinowe, minimalne okresy odpoczynku, maksymalne godziny pracy, bezpieczeństwo i higiena pracy itp. Konieczne jest również spełnienie wymogów kwalifikacyjnych, potwierdzonych certyfikatami lub licencjami.

Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Firma zatrudniająca musi uzyskać Certyfikat A1, który jest stosowany w Unii Europejskiej i potwierdza, że pracownik pozostaje objęty systemem ubezpieczeń społecznych w Polsce podczas delegowania za granicę, a także umożliwia korzystanie z ubezpieczenia zdrowotnego w kraju delegowania. Aby korzystać ze świadczeń zdrowotnych w krajach UE, konieczne jest uzyskanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ.

Podatki. Jeżeli pracownik zagraniczny jest rezydentem podatkowym Polski, tj. posiada ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych, taki jak miejsce zamieszkania, miejsce pracy, powiązania rodzinne, stałe interesy gospodarcze w Polsce lub przebywa w Polsce przez 183 dni w roku, wówczas taki pracownik podlega polskim przepisom podatkowym, a oddelegowany pracownik musi płacić podatki od całości swoich dochodów w Polsce, niezależnie od miejsca ich uzyskania. W niektórych przypadkach stosuje się umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte między Polską a innymi krajami, na podstawie których pracownik może płacić podatki od dochodów tylko w Polsce. W przypadku braku rezydencji podatkowej w Polsce i takich umów, pracownik płaci podatki od dochodów osobno w Polsce i w kraju oddelegowania.